Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một phần hành kế toán quan trọng trong quản lý tài chính của một doanh nghiệp. Hãy cùng Khanh tìm hiểu và có cái nhìn tổng thể nhất về phần hành kế toán này ngay bây giờ nhé!
Nội dung
Kế toán tiền lương là gì?
Kế toán tiền lương là quá trình ghi chép, phân loại, tính toán và kiểm tra những khoản chi tiền lương của nhân viên trong một tổ chức. Đây là một công việc quan trọng trong lĩnh vực kế toán và có vai trò đảm bảo tính chính xác và công bằng trong việc thanh toán lương cho người lao động.
Kế toán tiền lương cũng xác định về chi phí: một loại chi phí về nguồn lực con người quan trọng nhất so với các nguồn lực khác trong doanh nghiệp.
Như vậy, kế toán tiền lương gồm 2 khâu: tính lương và thanh toán tiền lương.
Khi tính lương thì lại xuất hiện các khoản trích theo lương!
Kế toán các khoản trích theo lương là gì?
Kế toán các khoản trích theo lương là một phần trong công việc tính toán lương.
Các khoản trích này thường bao gồm các khoản đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các khoản khác như thuế thu nhập cá nhân.
Đây là những khoản trích theo lương chính, được thể hiện trên bảng tính lương.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương:
Lúc này, kế toán sẽ gồm cả 2 nội dung: kế toán tính lương, trong đó gồm cả các khoản trích theo lương. Nên 2 việc này được thực hiện song song khó mà có thể tách rời.
Bây giờ có câu hỏi quan trọng:
Lương gồm 2 phần: tính lương và thanh toán.
Thanh toán lương chắc chắn là công việc của kế toán rồi.
Còn tính lương có bắt buộc phải do kế toán thực hiện không hay là bên bộ phận khác như: bộ phận nhân sự- tiền lương.
Theo kinh nghiệm của Khanh thì việc tính lương hoàn toàn có thể do bộ phận tiền lương thực hiện.
Và mình vẫn cần tìm hiểu rõ về phần tính toán này.
Các chứng từ kế toán tiền lương
Các chứng từ cần sử dụng để kế toán tiền lương gồm có:
Thanh toán lương:
1. Bảng lương:
Đây là chứng từ cơ bản và quan trọng nhất trong quá trình kế toán tiền lương. Bảng lương cung cấp thông tin về mức lương, các khoản trích theo lương và các khoản phụ cấp khác.
Chứng từ thanh toán lương: tiền mặt (phiếu chi lương) và chuyển khoản (ủy nhiệm chi trả lương).
Một số công ty nếu chọn hình thức chuyển khoản còn ký dịch vụ chi trả lương hộ của ngân hàng
Tính lương:
Các chứng từ trực tiếp là:
- Bảng chấm công
- Phiếu xác nhận khối lượng công việc
- Bảng tính lương
Các giấy tờ, hồ sơ, chứng từ làm căn cứ để tính lương:
Hợp đồng lao động
Quy chế lương
Các chứng từ thực hiện trích theo lương:
Chứng từ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
Đây là các chứng từ bắt buộc kế toán làm phần hành này phải biết.
Quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương như thế nào?
Cuối tháng tính tiền lương phải trả cho người lao động
Cuối tháng tính tiền lương phải trả cho người lao động là một quy trình phức tạp và đòi hỏi sự chính xác.
Căn cứ chuẩn nhất để thực hiện là quy chế tính lương. Quy chế này có ở phần lớn các công ty có quy mô vừa trở lên.
Để xây dựng quy chế lương thì không chỉ có bộ phận kế toán tham gia, mà có rất nhiều bộ phận phòng ban khác.
Trường hợp không có quy chế thì sao?
Bạn buộc phải bám vào hợp đồng lao động.
Có thể cách tính lương là theo thời gian, sản phẩm hay doanh thu.
Bạn hãy theo các căn cứ trên.
Trước đó bạn thường phải chốt:
Bảng chấm công: để xác định thời gian làm việc (kể cả đối với trường hợp không tính lương theo thời gian).
Chốt sản lượng/ doanh thu: với trường hợp tính lương theo sản phẩm/doanh thu
Tính các khoản trích theo lương cho người lao động
Các khoản sau đây thường theo quy định của luật, quy chế lương cũng chỉ tham chiếu theo các quy định này để bạn thực hiện.
Các khoản bảo hiểm
Các khoản trích theo lương trừ vào chi phí doanh nghiệp là những khoản chi phí mà doanh nghiệp phải trích từ tiền lương của nhân viên để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, và các khoản phí khác.
Bạn lưu ý chỉ trừ các khoản trừ vào người lao động. Vì có phần được tính vào chi phí doanh ghiệp.
Xem thêm bài: Kế toán các khoản trích theo lương chi tiết nhất.
Thuế thu nhập cá nhân nếu có.
Khanh sẽ có một số bài về thuế thu nhập cá nhân riêng.
Lập bảng tính lương tổng hợp
Thậm chí bảng này có thể phải gửi đi đối chiếu với các bộ phận nhận lương để chốt lại lần cuối cùng.
Thanh toán lương
Thực hiện chi trả lương cho người lao động.
Như vậy, công việc của kế toán lương sẽ thường tập trung giải quyết vào cuối tháng.
Mô tả công việc kế toán tiền lương
Nhiệm vụ của kế toán tiền lương
Nhiệm vụ của kế toán tiền lương bao gồm:
Ghi chép và phản ánh đầy đủ và kịp thời về tình hình hiện tại và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, cũng như tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động (tùy theo quy mô công ty).
- Tính toán chính xác các chế độ liên quan đến lương, thưởng, và các khoản hỗ trợ khác phải thanh toán cho nhân viên.
- Xây dựng thang bảng lương để nộp cho các cơ quan nhà nước: Sở lao động, cơ quan bảo hiểm xã hội.
- Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, cũng như các khoản khấu trừ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, và Khoản phúc lợi cho người lao động nghỉ ốm vào chi phí sản xuất kinh doanh.
- Lập báo cáo về lao động, tiền lương, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Khoản phúc lợi cho người lao động nghỉ ốm theo phạm vi trách nhiệm của kế toán.
- Thanh toán lương đúng hạn và đúng quy định cho người lao động
Tính lương cho người lao động
Tính lương cho người lao động là một nhiệm vụ quan trọng của kế toán tiền lương. Để thực hiện công việc này một cách hiệu quả, kế toán cần nắm vững các thông tin bổ xung sau.
Đầu tiên là thông tin về số giờ làm việc của nhân viên. Kế toán cần biết chính xác số giờ làm việc hàng ngày của mỗi nhân viên để tính toán lương theo giờ. Thông tin này thường được cung cấp bởi bộ phận nhân sự và được ghi lại trong hệ thống chấm công.
Chứng từ kế toán ở đây chính là bảng chấm công.
Ngoài ra, kế toán cần biết về các khoản trợ cấp, phụ cấp và các khoản trích theo lương đang được áp dụng trong công ty.
Điều này bao gồm các khoản trợ cấp như trợ cấp ăn trưa, trợ cấp xăng xe, trợ cấp đi lại và các khoản phụ cấp. Các khoản trợ cấp và trích theo lương này thường được xác định dựa trên các quy định, chính sách nội bộ của công ty và pháp luật lao động hiện hành.
Để tính toán lương một cách chính xác, kế toán cần biết về các khung lương và bảng lương của công ty. Các công ty thường có các khung lương phù hợp với từng vị trí công việc và mức lương được xác định dựa trên sự kinh nghiệm, năng lực của nhân viên.
Ngoài ra, kế toán cần nắm vững các bước tính toán lương, từ tính toán số giờ làm việc, tính toán các khoản trợ cấp, trích theo lương cho đến tính toán các thuế, các khoản BHXH, BHYT, BHTN.
Tóm lại, căn cứ tính lương phải từ quy chế lương và/hoặc hợp đồng lao động.
Lưu ý với các trường hơp lương được tính theo sản lượng hay doanh thu.
Công việc này được thực hiện định kỳ vào cuối tháng.
Thanh toán lương
Công việc thanh toán lương được thực hiện sau khi có bảng lương, và quá trình này có thể được thực hiện bằng các phương thức chủ yếu như tiền mặt hoặc chuyển khoản. Dưới đây là mô tả chi tiết về công việc này:
Lập Phiếu Chi Lương (Đối Với Thanh Toán Bằng Tiền Mặt):
Nếu lựa chọn thanh toán bằng tiền mặt, kế toán tiền lương sẽ lập phiếu chi lương cho mỗi nhân viên.
Phiếu chi lương thường bao gồm thông tin như tên nhân viên, số CMND, mức lương cơ bản, các khoản thưởng, các khoản khấu trừ và tổng số tiền thanh toán.
Phiếu chi lương được ký xác nhận bởi cả người thanh toán và người nhận lương.
Sử Dụng Ủy Nhiệm Chi Hoặc Dịch Vụ Chi Trả Lương Của Ngân Hàng (Đối Với Thanh Toán Bằng Chuyển Khoản):
Nếu quyết định thanh toán lương bằng chuyển khoản, kế toán tiền lương sẽ sử dụng hình thức ủy nhiệm chi hoặc sử dụng dịch vụ chi trả lương của ngân hàng.Ủy nhiệm chi được lập để cho phép ngân hàng chuyển số tiền tương ứng từ tài khoản công ty sang tài khoản của từng nhân viên.
Dịch vụ chi trả lương của ngân hàng có thể cung cấp một quy trình tự động, giúp giảm thiểu công việc thủ công và đảm bảo tính chính xác trong quá trình thanh toán.
Các trường hợp xảy ra trong thực tế làm nghiệp vụ:
Lương chuyển khoản qua tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp được không?
Nên chọn phương thức tiền mặt hay chuyển khoản để tối ưu thuế thu nhập cá nhân?…
Quản lý việc tạm ứng lương của người lao động
Tạm ứng lương được thực hiện khi công ty thanh toán thành nhiều kỳ hoặc trong trường hợp chưa thể chốt được bảng lương hàng thán theo quy chế.
Lưu ý: tạm ứng không thể vượt quá số tiền lương dự kiến của tháng đó.
Trừ lương vào đợt thanh toán cuối tháng, hoặc quyết toán.
Thường tạm ứng lương không theo dõi chi tiết. Một số trường hợp tạm ứng riêng biệt sẽ quản lý như các khoản tạm ứng.
Tài khoản chính dùng để hạch toán kế toán tiền lương
Tài khoản chi phí
Tài khoản chính thường được gọi là “Tài khoản 641 – Tiền lương” hoặc “Tài khoản 642 – Các khoản trích theo lương”. Tài khoản 641 được sử dụng để ghi nhận các khoản lương và phụ cấp mà công ty phải trả cho nhân viên. Trong khi đó, tài khoản 642 được sử dụng để ghi nhận các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, và các khoản trích khác.
Tài khoản 334 Phải trả người lao động
Tài khoản 334 được sử dụng để ghi chép và theo dõi các khoản nợ và quá trình thanh toán liên quan đến các khoản phải trả cho người lao động trong doanh nghiệp.
Hạch toán các khoản trích theo lương – Tài khoản 338 Phải trả phải nộp khác
Gồm các tài khoản 3383,3384, 3385 về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Thêm cả kinh phí công đoàn nữa.
Hướng dẫn hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo TT200 và TT133
Quy định về tài khoản và cách sử dụng nằm ở thông tư 200 và 133
Tính thuế TNCN đối với đối tượng chịu thuế
Khi người lao động đến ngưỡng phải nộp thuế thu nhập cá nhân sẽ được trừ trực tiếp trên bảng lương.
Khanh có bài viết riêng về thuế thu nhập cá nhân.
Những lưu ý khi làm kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Cần cập nhật các khoản trích theo lương mới nhất 2024: gồm các khoản đóng BHXH, BHYT, BHTN và thuế thu nhập cá nhân. Các khoản trích này sẽ được tính dựa trên mức lương đang áp dụng và các thuế, lệ phí tương ứng.
2. Cách tính thuế thu nhập cá nhân: lưu ý các khoản thu nhập không chịu thuế hoặc miễn thuế như tiền ăn ca…
3. Các quyền lợi của người lao động về các loại bảo hiểm: Đối với các khoản trích theo lương, người lao động sẽ được hưởng các quyền lợi như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp. Gồm 2 phần: phần trích vào lương và phần tính vào chi phí.
4. Lưu ý về kỳ tính lương và kỳ trích tiền: Để đảm bảo tính chính xác và đúng thời gian trong quá trình kế toán tiền lương, bạn cần lưu ý các khía cạnh như kỳ tính lương (thường là mỗi tháng), kỳ trích tiền (thường là mỗi tháng hoặc mỗi quý) và các khoản trích trong kỳ tính lương.
5. Các biểu mẫu kế toán tiền lương: Trong quá trình kế toán tiền lương, bạn sẽ phải làm việc với nhiều biểu mẫu như sổ lương, bảng chấm công, bảng kê chi trả lương và các biểu mẫu liên quan khác. Đảm bảo bạn hiểu rõ cách điền và kiểm tra sự chính xác của thông tin trên các biểu mẫu này.
Trên đây là những nội dung tổng hợp nhất về Kế toán tiền lương.
Theo dõi chủ đề kế toán tiền lương.
Chủ đề liên quan:
Kế toán tiền gửi ngân hàng
Cuối cùng là trao đổi với Khanh qua Facebook nếu bạn có bất cứ câu hỏi nào nhé!
