Khi bạn làm kế toán thanh toán, như kế toán tiền mặt thì hồ sơ thanh toán gồm những gì? Hãy cùng Khanh tìm hiểu chi tiết về vấn đề này nhé!
Khi bạn thực hiện một giao dịch chi tiền: bằng tiền mặt hay chuyển khoản thì đó được gọi là giao dịch thanh toán.
Để thanh toán bạn phải làm phiếu chi (theo phương thức thanh toán tiền mặt) hay ủy nhiệm chi (theo hình thức chuyển khoản). Nhưng trước khi thực hiện việc này bạn cần kiểm soát 1 bộ hồ sơ trước đó. Thường là vậy. Đó còn gọi là hồ sơ thanh toán.
Hồ sơ thanh toán gồm những gì?
Hồ sơ thanh toán này gồm có 1 chứng từ kế toán chính còn gọi là giấy đề nghị thanh toán.
Giấy đề nghị thanh toán là gì?
Đây là yêu cầu từ người hay bộ phận liên quan đến việc thanh toán yêu cầu. Thường là chứng từ nội bộ trong công ty.
Đôi khi có giấy đề nghị thanh toán (cùng tên gọi) từ bên ngoài: từ nhà cung cấp phát hành yêu cầu đòi tiền. Nhưng đó cũng chỉ là chứng từ nằm trong bộ hồ sơ thanh toán.
Giấy đề nghị thanh toán sẽ gồm 3 nội dung chính: thanh toán cho ai, số tiền bao nhiêu và nội dung thanh toán là gì?
Đây là căn cứ để bạn định khoản vào sổ kế toán.
Bạn hãy xem mẫu sau:
Ở các công ty nước ngoài người ta hay dùng chứng từ này với tên bằng tiếng Anh: Payment Request
Với nghĩa tương tự như tiếng Việt ở trên.
Đôi khi chứng từ này là đủ nhưng thường nó sẽ kèm theo 1 số chứng từ nữa để thành bộ chứng từ thanh toán. Đây là những chứng từ kèm theo, nhưng không phải chứng từ nào cũng dùng trực tiếp để ghi vào sổ. Một số chứng từ chỉ là diễn giải, chứng minh cụ thể rõ ràng giao dịch đã diễn ra.
Giấy đề nghị thanh toán thường đi kèm với phiếu chi.
Các chứng từ kèm theo khác trong bộ hồ sơ thanh toán
Bạn hãy tưởng tượng như sau:
Đối với một giao dịch mua, mình sẽ cần nhiều thứ để xác nhận.
Ví du khi bạn mua hàng hóa và dịch vụ, cái cuối cùng bạn nhận hàng hay dịch vụ thực hiện xong cần phải được chốt bằng hóa đơn.
Như vậy, hóa đơn và bây giờ là hóa đơn điện tử là chứng từchính không thể thiếu trong hồ sơ thanh toán. Nó còn quan trọng hơn cả đề nghị thanh toán.
Hóa đơn điện tử là chứng từ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ thanh toán (nếu có).
Đây là bằng chứng cho việc giao dịch đã hoàn thành, đủ căn cứ để ghi sổ.
Tiếp theo nữa bạn thử xem liệu hóa đơn này đã đủ chưa.
Chưa chắc.
Đối với các giao dịch nhỏ với số tiền ít, có lẽ bạn cần hóa đơn là đủ. Ví dụ như hóa đơn điện nước, văn phòng phẩm với số tiền ít.
Lưu ý: năm 2023 không còn hóa đơn bán lẻ nữa nên chứng từ này không có giá trị.
Một khoản tiền to thì hóa đơn đâu có đủ để chứng minh cho 1 giao dịch.
Dịch vụ 100 triệu đồng bạn không thể đưa ra mỗi hóa đơn.
Khi cơ quan thuế hoặc ngay cả khi nội bộ trong công ty bạn yêu cầu phải xuất trình những hồ sơ kèm theo. Thì bạn phải có bằng chứng giao hàng nếu mua hàng- biên bản giao nhận hàng.
Biên bản giao nhận hàng hóa.
Đây là chứng từ chứng minh bên bán đã giao hàng đầy đủ cho công ty. Chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của 2 bên.
Biên bản hoàn thành dịch vụ (nghiệm thu dịch vụ hoàn thành).
Nếu đó là việc mua dịch vụ thì bạn cần có biên bản này, đặc biệt là phải được bộ phận sử dụng dịch vụ liên quan xác nhận mới đủ căn cứ để xuất hóa đơn và làm đề nghị thanh toán.
Tiêp theo, khi đọc các điều khoản trong hợp đồng bạn thấy tòi ra 1 số thứ chứng từ yêu cầu trong hợp đồng nữa. Hay trong thỏa thuận, cam kết, báo giá…
Các chứng từ thanh toán yêu cầu trong hợp đồng
Nào là nghiệm thu chất lượng, chứng nhận xuất xứ…
Tiếp theo nữa, nộ bộ công ty bạn đẻ ra 1 số thủ tục, thế là lại cần thêm các chứng từ này đẻ cho vào hồ sơ.
Các chứng từ yêu cầu xuất trình theo quy định nội bộ của công ty
Đây là các chứng từ phát sinh thêm do yêu cầu nội bộ từ phía công ty bạn đang làm việc.
Như vậy hồ sơ thanh toán sẽ gồm các chứng từ sau:
- Giấy đề nghị thanh toán
- Hóa đơn điện tử
- Hợp đồng và và chứng từ theo yêu cầu trong hợp đồng: biên bản giao nhận hàng hóa, nghiệm thu…
- Các chứng từ theo quy định nội bộ
Với các giao dịch với nước ngoài hồ sơ thanh toán sẽ phức tạp hơn nhiều
Cách làm hồ sơ thanh toán với một số nghiệp vụ thường gặp:
Bạn có thể tiếp cận dưới góc độ mua hàng hóa, dịch vụ trong nước và nước ngoài.
Bộ chứng từ mua hàng hóa dịch vụ trong nước:
Nó gồm 4 dạng chứng từ như đã nêu ở trên.
Bộ chứng từ giao dịch nước ngoài:
Khi mua hàng thì đây gọi là trường hợp nhập khẩu.
Nước ngoài bạn thường thanh toán bằng chuyển khoản.
Tùy theo các phương thức thanh toán thì hồ sơ của bạn sẽ có những thứ tương tự.
Giống như trong nước những tên gọi sẽ khác nhau: Invoice, B/L, P/L… Để kế toán món này bạn cũng mất kha khá thời gian để tìm hiểu các chứng từ này kiểu gì. Và yêu cầu phải biết cả tiếng Anh nữa.
Bạn cũng có thể tiếp cận dưới góc độ hàng hóa dịch vụ chưa được thực hiện và đã thực hiện xong.
Bộ chứng từ khi hàng hóa, dịch vụ chưa thực hiện xong:
Đây là các trưởng hợp như tạm ứng hay đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng hay thực hiện nghĩa vụ một phần trước…
Hồ sơ sẽ gồm:
- Giấy đề nghị thanh toán
- Hợp đồng/ Thỏa thuận có điều khoản tạm ứng hay đựt cọc
Nhìn chung hò sơ đơn giản hơn.
Bộ chứng từ khi hàng hóa dịch vụ đã thực hiện xong:
Về cơ bản thì bộ hồ sơ sẽ giống như trên: gồm 4 nhóm chứng từ
Bạn cũng có thể chia thành hồ sơ thanh toán cho hàng hóa hay dịch vụ. Hàng hóa có thể là nguyên vật liệu, hàng tồn kho khác. Và đôi khi là mua cả tài sản cố định nữa. Càng nhiều tiền thì hồ sơ thanh toán càng phức tạp.
Xem thêm bài viết liên quan về: Kế toán tiền mặt.
Kết nối với Khanh qua Facebook.
