Tài sản cố định (TSCĐ) là những tài sản mà doanh nghiệp sở hữu và sử dụng để hoạt động kinh doanh trong thời gian dài. Để quản lý và ghi nhận tài sản cố định, kế toán cần tuân thủ các điều kiện và quy định cụ thể. Bài viết này giới thiệu tới bạn về tài sản cố định là gì, phân loại TSCĐ và những việc kế toán TSCĐ cần làm.
Tài sản cố định là gì?
Để hiểu rõ hơn về tài sản cố định, bạn cần biết rằng đó là những tài sản mà công ty sở hữu để sử dụng trong quá trình kinh doanh lâu dài, không phải là để bán đi một cách nhanh chóng. Các tài sản này bao gồm như máy móc, thiết bị, nhà xưởng, văn phòng, phương tiện vận tải và nhiều loại tài sản khác nữa.
Một phần không thể thiếu trong việc quản lý tài sản cố định của một tổ chức là công việc kế toán TSCĐ. Công việc này đòi hỏi kế toán viên phải có kiến thức chuyên sâu về quy định kế toán và luật pháp liên quan đến việc ghi nhận, kiểm kê, đánh giá và báo cáo về tài sản cố định của công ty.
Kế toán TSCĐ thường phải thực hiện các công việc như: xác định giá trị ban đầu của tài sản cố định, theo dõi và cập nhật giá trị tài sản theo thời gian, tính toán và ghi nhận cảnh báo giảm giá trị tài sản, thực hiện điều chỉnh về giá trị hao mòn và khấu hao, đánh giá tài sản cố định để xác định giá trị còn lại sau khi đã sử dụng một thời gian…
Với vai trò quan trọng như vậy, kế toán TSCĐ không chỉ đơn thuần là nhập số liệu vào hệ thống mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty. Đó chính là lý do tại sao kiến thức về tài sản cố định và kế toán TSCĐ rất cần thiết đối với mọi doanh nghiệp.
Điều kiện ghi nhận tài sản cố định
Tài sản cố định là những tài sản mà công ty sử dụng trong quá trình kinh doanh một cách lâu dài, ví dụ như máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, bất động sản, vv. Để ghi nhận tài sản cố định trong công việc kế toán, có một số điều kiện cơ bản cần tuân thủ.
Điều kiện ghi nhận tài sản cố định hữu hình
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 3 của Thông tư 45/2013/TT-BTC, để ghi nhận một tài sản là tài sản cố định, cần phải đáp ứng ba điều kiện sau:
Điều kiện đầu tiên: Doanh nghiệp phải chắc chắn rằng sẽ thu được lợi ích kinh tế từ việc sử dụng tài sản đó trong tương lai.
Điều kiện thứ hai: Tài sản cần có thời gian sử dụng ít nhất là 01 năm.
Điều kiện cuối cùng: Giá trị nguyên gốc của tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy và có giá trị tối thiểu là 30.000.000 VND.
Điều kiện ghi nhận tài sản cố định vô hình
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 3 của Thông tư 45/2013/TT-BTC, để xác định tài sản cố định vô hình, cần phải thỏa mãn ba điều kiện sau:
Điều kiện thứ nhất: Tài sản phải chắc chắn đem lại lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng nó.
Điều kiện thứ hai: Tài sản phải có thời gian sử dụng ít nhất là 01 năm.
Điều kiện cuối cùng: Giá trị nguyên gốc của tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy và phải có giá trị từ 30.000.000 VND trở lên.
Tuy nhiên, nếu không thể xác định được tài sản cố định hữu hình, thì nó sẽ được xem xét là tài sản cố định vô hình.
Điều kiện ghi nhận TSCĐ thuê tài chính.
Tương tự như TSCĐ hữu hình
Phân loại tài sản cố định gồm
Tài sản cố định dành cho mục đích kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm tất cả các tài sản mà doanh nghiệp quản lý và sử dụng cho mục đích sản xuất và kinh doanh. Cụ thể, tài sản cố định hữu hình được phân loại thành 6 nhóm như sau:
Nhà cửa và công trình xây dựng: Bao gồm các công trình sau khi hoàn thiện như trụ sở làm việc, hàng rào, nhà kho, đường xá, cầu cống và các công trình khác.
Máy móc và thiết bị: Bao gồm tất cả các thiết bị và máy móc được sử dụng trong quá trình kinh doanh như máy móc chuyên dụng, thiết bị công nghệ, dây chuyền sản xuất, và hệ thống đường ống.
Phương tiện vận tải và thiết bị truyền dẫn: Bao gồm các phương tiện qua đường bộ, sắt, thủy, hàng không và các hệ thống truyền dẫn như hệ thống thông tin, băng tải, và hệ thống điện.
Thiết bị và dụng cụ quản lý: Bao gồm các thiết bị và dụng cụ được sử dụng trong hoạt động quản lý như máy tính, thiết bị điện tử, dụng cụ đo lường, và kiểm tra chất lượng.
Vườn cây và động vật làm việc: Bao gồm các loại vườn cây như cà phê, chè, cao su, cây ăn quả và động vật như trâu, bò, ngựa được sử dụng cho mục đích sản xuất.
Các loại tài sản cố định khác: Bao gồm các loại tài sản khác chưa được phân loại trong những nhóm trên như tranh ảnh nghệ thuật hoặc tác phẩm nghệ thuật trưng bày.
5 nghiệp vụ quan trọng cần lưu ý trong kế toán tài sản cố định hữu hình
5 nghiệp vụ quan trọng cần lưu ý trong kế toán tài sản cố định hữu hình là việc kiểm tra, xác định giá trị ban đầu, tính khấu hao, ghi nhận giá trị hao mòn và xác định giá trị còn lại của các tài sản cố định. Để thực hiện được các nghiệp vụ này, kế toán cần phải có kiến thức chuyên môn vững vàng, cẩn thận và tỉ mỉ trong công việc.
Nghiệp vụ 1 – Nhận biết TSCĐ: xác định các bộ phận cấu thành
Trong trường hợp tài sản cố định có cấu trúc độc lập và nguyên khối, việc xác định các tài sản cố định hữu hình không gây ra nhiều khó khăn trong quá trình kế toán. Tuy nhiên, vấn đề thường gặp phải đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất, là việc xác định các thành phần tạo nên tài sản cố định hữu hình, khi mà chúng được hình thành bởi một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ.
Nghiệp vụ 2: Xác định thời điểm ghi tăng TSCĐ hữu hình – thời điểm bắt đầu khấu hao
Thời điểm ghi nhận việc tăng giá trị của tài sản cố định hữu hình cũng là thời điểm mà doanh nghiệp bắt đầu áp dụng khấu hao, được xem là thời điểm mà tài sản cố định đạt đến trạng thái sẵn sàng sử dụng. Theo hướng dẫn của Thông tư 45, việc trích hoặc ngừng trích khấu hao cho tài sản cố định được thực hiện kể từ ngày (số ngày của tháng) tài sản cố định tăng hoặc giảm.
Việc xác định đúng trạng thái sẵn sàng sử dụng giúp kế toán có thể xác định chính xác và đầy đủ các chi phí liên quan trực tiếp trong việc tính toán nguyên giá của tài sản cố định hữu hình.
Nghiệp vụ 3: Xác định nguyên giá TSCĐ hữu hình
Trong quá trình xác định nguyên giá của tài sản cố định hữu hình, thường có một số chi phí bị bỏ qua bởi kế toán. Điều này có thể dẫn đến sai lệch trong giá trị của tài sản cố định, và từ đó làm sai lệch trong việc tính toán chi phí khấu hao trong nhiều kỳ kế toán. Ngoài ra, các chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp cũng chịu những ảnh hưởng khó kiểm soát. Do đó, việc xác định nguyên giá của tài sản cố định hữu hình là một nghiệp vụ cực kỳ quan trọng trong lĩnh vực kế toán tài sản cố định hữu hình.
Quá trình xác định nguyên giá của tài sản cố định hữu hình bao gồm những yếu tố sau:
- Giá mua thực tế phải trả:Trong trường hợp tài sản cố định hữu hình được mua trả chậm hoặc trả góp, nguyên giá của tài sản là giá mua trả tiền ngay tại thời điểm mua.
- Các khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá được trừ ra khỏi giá mua.
- Các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng:Chi phí chuẩn bị mặt bằng.Chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu.Chi phí lắp đặt và chạy thử (trừ đi các khoản thu hồi từ sản phẩm, phế liệu do chạy thử).Chi phí nâng cấp.Lệ phí trước bạ.
- Chi phí chuyên gia và các chi phí liên quan trực tiếp khác.
Cần lưu ý những điểm sau đây:
- Các chi phí không liên quan trực tiếp đến việc mua sắm và đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng không được tính vào nguyên giá của tài sản cố định hữu hình. Điều này bao gồm các chi phí quản lý hành chính, chi phí sản xuất chung, và các khoản lỗ ban đầu do máy móc không hoạt động đúng như dự tính.
- Nếu tài sản được mua kèm theo thiết bị hoặc phụ tùng thay thế, thì cần phải xác định và ghi nhận riêng biệt giá trị của thiết bị hoặc phụ tùng thay thế theo giá trị hợp lý. Nguyên giá của tài sản cố định được mua là tổng các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng, không bao gồm giá trị của thiết bị hoặc phụ tùng thay thế.
Nghiệp vụ 4: Xác định thời gian trích khấu hao
Kế toán dựa vào các ước tính về mức độ sử dụng và khung khấu hao được hướng dẫn bởi Thông tư 45/2013/TT-BTC để xác định thời gian trích khấu hao của Tài sản cố định (TSCĐ).
Thời gian trích khấu hao của TSCĐ là khoảng thời gian cần thiết mà doanh nghiệp thực hiện việc trích khấu hao để thu hồi vốn đầu tư vào TSCĐ, như quy định tại Điểm 10, Điều 2 của Thông tư 45.
Việc xác định thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ chủ yếu dựa trên các ước tính về mức độ sử dụng của tài sản, chính sách quản lý tài sản và kinh nghiệm của doanh nghiệp đối với các tài sản tương tự, như đã được quy định tại Đoạn 31 của Tiêu chuẩn kế toán quốc tế VAS 03.
Nghiệp vụ 5: Lựa chọn phương pháp khấu hao
Trong quá trình áp dụng phương pháp khấu hao, kế toán cần tuân thủ các quy định sau:
- Thông báo với cơ quan thuế có thẩm quyền trước khi bắt đầu thực hiện phương pháp khấu hao.
- Duy trì tính nhất quán trong suốt quá trình sử dụng TSCĐ. Trong trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp được phép thay đổi phương pháp khấu hao một lần duy nhất trong quá trình sử dụng TSCĐ, tuy nhiên phải có thông báo bằng văn bản cho cơ quan thuế và giải trình rõ ràng về sự thay đổi.
- Việc tính và trích khấu hao cho từng TSCĐ được thực hiện riêng lẻ theo quy định tại Điều 1, Điểm 2 của Thông tư 45/2013/TT-BTC. Thực tế, phương pháp khấu hao đường thẳng thường được sử dụng cho hầu hết các tài sản, trong khi chỉ một số ít tài sản đặc biệt sẽ áp dụng phương pháp khấu hao nhanh hoặc theo sản lượng.
Mô tả công việc của một kế toán tài sản cố định trong doanh nghiệp
Kế toán tài sản cố định thường phải tiến hành các công việc như: lập danh sách tài sản cố định của công ty, ghi nhận thông tin về mua bán, sử dụng, bảo dưỡng và khấu hao tài sản cố định. Họ cũng cần tham gia vào việc xác định giá trị còn lại của tài sản cố định, tổ chức kiểm kê và kiểm tra tình hình tồn kho tài sản cố định định kỳ.
Cụ thể như sau:
Nhận và cập nhật chứng từ liên quan đến Tài sản cố định (TSCĐ), kiểm tra và xác nhận TSCĐ khi nhập hàng.
Thực hiện lập biên bản bàn giao và bàn giao TSCĐ cho các bộ phận trong công ty.
Tạo và giao biên bản bàn giao trách nhiệm sử dụng tài sản cho các cá nhân hoặc bộ phận có liên quan.
Quản lý việc thu thập chi phí Xây dựng cơ bản (XDCB), chi phí sửa chữa TSCĐ, cũng như chi phí sửa chữa nhà xưởng. Thực hiện lập quyết toán cho các chi phí XDCB và chi phí sửa chữa.
Cập nhật thông tin về việc tăng giảm TSCĐ và thực hiện lập danh sách tăng giảm TSCĐ theo từng tháng và năm.
Xác định thời gian khấu hao TSCĐ theo quy định của nhà nước, tính toán và chuyển số liệu khấu hao hàng tháng cho từng bộ phận để hạch toán.
Thực hiện lập biên bản thanh lý TSCĐ khi cần thiết.
Tạo và quản lý thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ, và hồ sơ TSCĐ.
Xây dựng danh mục hồ sơ và tài liệu liên quan đến tài sản cố định, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ TSCĐ.
Thực hiện kiểm kê TSCĐ định kỳ, có thể là hàng 6 tháng hoặc vào cuối năm.
Cung cấp tài liệu và số liệu liên quan đến TSCĐ theo yêu cầu từ phòng kế toán.
Trên đây là tổng hợp về nghiệp vụ tài sản cố định và những việc mà kế toán cần làm.
Các bài viết về Tài sản cố định.
Kết nối với Khanh qua Facebook.
