Hóa đơn điện tử là một hình thức thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống trong giao dịch thương mại. Bài viết này sẽ giới thiệu về hóa đơn điện tử và các loại hóa đơn điện tử hiện nay.
Ngoài ra, bài viết cũng sẽ giải đáp những thắc mắc thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử, như hóa đơn điện tử có liên không, khách hàng nhận hóa đơn điện tử bằng những hình thức nào, người mua có phải ký số vào hóa đơn điện tử hay không, và cách kê khai thuế khi nhận được hóa đơn điện tử.
Bên cạnh đó, bài viết cũng sẽ hướng dẫn về cách sử dụng hóa đơn điện tử và quy định về bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử. Bằng việc đọc bài viết này, bạn sẽ hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử và các quy định liên quan đến việc sử dụng nó trong kế toán doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử (HĐ ĐT) hiện đã được sử dụng cho tất cả các giao dịch, không còn dùng hóa đơn giấy nữa.
Đầu tiên, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được tạo và lưu trữ dưới dạng điện tử, thay vì in ra giấy như hóa đơn truyền thống. Việc này giúp giảm thiểu sự lãng phí giấy in và tiết kiệm không gian lưu trữ. Bên cạnh đó, HĐ ĐT cũng giúp cho việc quản lý và tra cứu hóa đơn dễ dàng hơn, vì chỉ cần một vài thao tác trên máy tính, bạn có thể tìm kiếm và xem lại hóa đơn một cách nhanh chóng.
Tiếp theo, HĐ ĐT còn mang lại hiệu quả và tiện lợi cho quá trình kế toán. Bạn có thể thấy toàn bộ thông tin hóa đơn trong một màn hình, không cần phải mất công sắp xếp và lưu trữ hóa đơn giấy. Hơn nữa, HĐ ĐT còn giúp rút ngắn thời gian xử lý hóa đơn, giảm bớt công việc đổ bù đắp vào cuối tháng và tăng tính chính xác trong công việc kế toán.
Ngoài ra, HĐ ĐT còn mang lại tính bảo mật cao hơn. Với việc sử dụng mã hóa và chữ ký điện tử, HĐ ĐT trở nên khó để giả mạo và thay đổi thông tin. Điều này giúp ngăn chặn các hành vi gian lận và giả mạo hóa đơn, bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.
Cuối cùng, HĐ ĐT còn là cách tiếp cận hiện đại và thân thiện với môi trường. Bằng việc giảm thiểu việc sử dụng giấy in và tiết kiệm năng lượng, HĐ ĐT đóng góp vào việc bảo vệ môi trường và giảm tác động tiêu cực đến tự nhiên.
Hóa đơn điện tử không chỉ tiện lợi, hiệu quả mà còn đóng góp vào việc bảo vệ môi trường và ngăn chặn các hành vi gian lận.
Các loại hóa đơn điện tử hiện nay
Theo quy định:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
Là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi được gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra, và một chuỗi ký tự được mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn. - Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
Là HĐ ĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua mà không có mã của cơ quan thuế.
Theo cách dùng trong thực tế:
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau đây:
- Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác:
Các loại hóa đơn này đều được tạo dưới dạng điện tử và bao gồm các giao dịch như xuất khẩu, giá trị gia tăng, và bán hàng. Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn bao gồm các loại khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm. - Các chứng từ liên quan đến cước vận chuyển và dịch vụ ngân hàng:
Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng đều có thể được tạo và quản lý dưới dạng hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử gốc có khác bản thể hiện của hóa đơn điện tử?
Hóa đơn điện tử gốc khác bản thể hiện của HĐ ĐT. HĐ ĐT gốc là phiên bản chính thức, có giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử.
Hiện nay, dữ liệu đã được kiểm soát bởi Tổng cục thuế.
Bản thể hiện của HĐ ĐT sao hoặc bản in của HĐ ĐT, có thể sử dụng cho việc lưu trữ và tra cứu thông tin.
Thông tin bổ xung bao gồm trên hóa đơn điện tử bao gồm:
1. Thông tin về doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hoặc hàng hóa, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại liên hệ.
2. Thông tin về người mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
3. Thông tin về hóa đơn, bao gồm số hóa đơn, ngày phát hành, thời gian giao dịch, phương thức thanh toán.
4. Thông tin về hàng hoá hoặc dịch vụ, bao gồm tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
5. Thông tin về thuế suất và số tiền thuế phải nộp.
6. Chữ ký điện tử của nhà cung cấp dịch vụ hoặc hàng hóa.
Với HĐ ĐT, việc lưu trữ và truy xuất thông tin trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn bao giờ hết. Bạn có thể lưu trữ HĐ ĐT trên máy tính, điện thoại di động hoặc cất giữ trên đám mây. Việc truy xuất thông tin từ HĐ ĐT cũng rất nhanh chóng và tiện lợi, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
Đối với người mới bắt đầu trong lĩnh vực kế toán, nắm vững kiến thức cơ bản về HĐ ĐT là cực kỳ quan trọng. Hiểu rõ về các loại HĐ ĐT hiện nay và những thông tin cần có trên HĐ ĐT sẽ giúp bạn thực hiện công việc kế toán một cách chính xác và hiệu quả.
Các quy định sử dụng hóa đơn điện tử cần nắm rõ
Các quy định đều nằm trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022 bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử.
Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử
Trước khi sử dụng, kế toán vẫn phải làm thông báo phát hành theo quy định
Bước 1: Khởi tạo hóa đơn điện tử
Thường công ty sẽ dùng hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử do các nhà cung cấp dịch vụ để khởi tạo hóa đơn điện tử.
Bước 2: Gửi HĐ ĐT đến người mua hàng
HĐ ĐT có thể được gửi qua email, thông qua mạng lưới truyền thông điện tử hoặc sử dụng các phần mềm hỗ trợ.
Bước 3: Xử lý hóa đơn điện tử sai sót
Có 2 trường hợp để xử lý: là chưa kê khai và đã kê khai thuế.
Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Căn cứ tại điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như sau:
1. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
2. Việc chuyển đổi HĐ ĐT, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của HĐ ĐT, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
3. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.
điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Thắc mắc thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì?
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mã xác thực là gì?
Đây là loại hóa đơn sau khi lập, ký và gửi đến cơ quan thuế sẽ được trả về 1 mã xác nhận.
Hóa đơn này không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Hóa đơn điện tử có liên không?
Không có khái niệm liên như hóa đơn giấy trước đây.
Khách hàng nhận HĐĐT bằng những hình thức nào?
Thường sẽ được gửi qua email hoặc tin nhắn. Bạn chỉ cần 1 đường link hay mã quét QR để lấy được hóa đơn điện tử.
Người mua có phải thực hiện ký số vào HĐĐT hay không?
Thường là không!
Người mua kê khai Thuế như thế nào khi nhận được HĐĐT?
Thực hiện giống như hóa đơn giấy trước đây.
Bạn có thể dùng bản thể hiện HĐĐT để kê khai thuế.
HĐĐT đã phát hành và gửi cho khách hàng nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ; người bán và người mua chưa kê khai Thuế, nếu phát hiện sai sót thì phải xử lý như thế nào?
Phải có thỏa thuận về xoa bỏ hóa đơn điện tử.
Phát hành HĐĐT thay thế.
Lưu giữ hóa đơn bị xóa bỏ theo đúng quy định.
HĐĐT đã phát hành và gửi cho người mua, người bán và người mua đã kê khai Thuế, sau đó phát hiện sai sót thì xử lý như thế nào?
Trường hợp này 2 bên cần có thỏe thuận điều chỉnh sai sót và phát hành hóa đơn điều chỉnh.
Sử dụng HĐĐT, khi hàng hóa lưu thông trên đường cần chứng minh nguồn gốc thì sẽ phải giải trình thế nào với cơ quan quản lý thị trường?
Khách hàng có thể dùng HĐĐT chuyển đổi thành hóa đơn giấy để làm chứng từ chứng minh nguồn gốc.
Bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?
HĐĐT có thể được sao lưu dạng file xml. Có thể trên phương tiện lưu trữ của chính bạn như USB, ổ cứng (lưu giữ offline) hoặc đưa lên google drive hay trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử… (lưu giữ online).
Hóa đơn điện tử là chứng từ đầu tiên khi bạn bắt đầu làm kế toán bán hàng.
Các bài về: Kế toán bán hàng
Trao đổi với Khanh qua Facebook.
