Với kế toán tiền gửi ngân hàng, không thể không biết về chứng từ ngân hàng: ủy nhiệm chi. Đây là chứng từ thường xuyên mà bạn lập. Sau đó kiểm tra, luân chuyển, hạch toán, đối chiếu kiểm tra lại và lưu trữ.
Vậy ủy nhiệm chi là gì?
Chi là chi tiền ra. Ủy nhiệm là đưa cho người khác thực hiện. Người khác ở đây là ngân hàng. Bạn cứ hiểu theo đúng nghĩa đen là như vậy!
Ủy nhiệm chi (UNC) là một chứng từ, trong đó, công ty của bạn yêu cầu ngân hàng chuyển đi một số tiền nào đó theo ý muốn của mình.
Ngân hàng là trung gian thanh toán. Nên mới có từ ủy nhiệm. Nếu chi trực tiếp bạn sẽ dùng phiếu chi.
Đây còn được coi là một hình thức thanh toán không dùng tiền mặt, được dùng phổ biến. Các hình thức khác ít được áp dụng hơn như séc, L/c nội địa…
Ủy nhiệm chi tiếng Anh là gì?
Nếu bạn thực hiện thanh toán ra nước ngoài, bạn hay gặp từ Payment Order. Nhất là phương thức thanh toán T/T (chuyển tiền bằng điện).
Ngân hàng gửi cho bạn mẫu Payment order này. Đó cũng chính là từ tiếng Anh của ủy nhiệm chi.
Một cái dùng cho thanh toán trong nước, cái còn lại dùng cho thanh toán ra nước ngoài.
Để dễ dàng quan sát hơn bạn hãy xem:
Mẫu ủy nhiệm chi
Không giống như chi trực tiếp bằng Phiếu chi- mặc dù đây cũng chỉ là chứng từ hướng dẫn, ủy nhiệm chi hiếm khi dùng mẫu chung.
Hiện tại, mỗi ngân hàng sẽ dùng mẫu của riêng họ.
Ủy nhiệm chi không có hướng dẫn về mẫu trong Thông tư 200 về chế độ kế toán.
Mẫu ủy nhiệm chi acb:
Mẫu ủy nhiệm chi Vietcombank:
Nội dung trên ủy nhiệm chi có gì?
Quan sát mẫu bạn thấy chỉ có 4 nội dung cần quan tâm:
- Người chuyển tiền đi: chính là công ty bạn đang làm.
- Người nhận: một công ty, tổ chức hay cá nhân. Thông cần chuyển tiền đến phải có đầy đủ thông tin: tên, số tài khoản và tên ngân hàng.
- Tiếp theo là số tiền.
- Cuối cùng là nội dung chuyển tiền.
Đó là 4 nội dung quan trọng cần chính xác tuyệt đối khi bạn là người viết UNC hay lập UNC.
Các nội dung khác: số chứng từ, ngày tháng và những người cần phải ký trên chứng từ nữa.
Cách viết một ủy nhiệm chi.
Thường thì bạn lập UNC bằng giấy.
Bạn chỉ cần đảm bảo các nội dung trên: 4 yếu tố chính đảm bảo chính xác.
Những lưu ý khi lập ủy nhiệm chi:
Nội dung 1:
Công ty bạn: mặc định rồi cần phải có số tài khoản, tên ngân hàng và tên công ty. Cái này của mình làm ra.
Thường được cài mặc định trên máy nếu bạn sử dụng phần mềm kế toán.
Bạn chỉ chọn đúng mã ngân hàng là nó nhảy ra đủ thông tin trên.
Các tên gọi các nhau xuất hiện trên Ủy nhiệm chi: như đơn vị trả tiền (mẫu của ACB), ghi Nợ tài khoản (mẫu của Vietcombank)…
Nội dung 2:
Cái thứ 2: cực kỳ quan trọng là tên, số tài khoản và ngân hàng người bán.
Cái này bạn cần kiểm tra kỹ cho đúng. Tốt nhất là xem kỹ trên hóa đơn và hợp đồng.
Nội dung 3:
Số tiền: cái này phải cực kỳ chuẩn. Nếu chuyển nhầm tiền hoặc chuyển quá số tiền bạn gánh thêm trách nhiệm đi xử lý nó nữa. Chưa nói đến việc rủi ro không đòi được.
Nội dung 4:
Nội dung chuyển tiền cũng nên chuẩn ngay từ đầu. Mặc dù không quá quan trọng, nhưng đó cũng là căn cứ để bạn hạch toán.
Những lưu ý với ủy nhiệm chi:
Với ủy nhiệm chi được lập online thì sao:
Cách dễ nhất là hãy so sánh với việc chuyển tiền online từ tài khoản cá nhân của bạn.
Toàn bộ việc lập ủy nhiệm chi đều được thực hiện trên web của ngân hàng.
Bạn sẽ có một tài khoản đăng nhập.
Nội dung thao tác cũng tương tự như bạn lập ủy nhiệm chi bằng giấy.
Hiện xu hướng phổ biến là online nên việc lập UNC online qua dịch vụ internet banking trở nên cực kỳ bình thường.
Có 1 cái hay nữa là bạn hoàn toàn có thể check được thông tin của người nhận tiền có đúng không?
Nếu sai bạn sẽ có phương án xử lý ngay trước khi chuyển tiền.
Quy trình luân chuyển ủy nhiệm chi.
Đầu tiên là ủy nhiệm chi giấy.
- Nếu bạn là người lập chứng từ sẽ không có chỗ nào để ký trên UNC giấy.
- Sau khi lập xong, bạn chuyển đến kế toán trưởng ký.
- Tiếp đến thủ trưởng ký.
- Đóng dấu nữa là xong công việc lập ủy nhiệm chi.
- Tiếp đó là bạn chuyển bộ ủy nhiệm chi này ra ngân hàng (có thể là 2, 3 hoặc 4 liên).
Các công việc tiếp theo là theo dõi xem tiền đã chuyển xong chưa.
Bằng cách kiểm tra sổ phụ hoặc thông báo số dư.
Hoặc check online trên web ngân hàng.
Với cách lập ủy nhiệm chi online thì sao?
Quy trình không khác mấy như khi bạn lập bằng ủy nhiệm chi giấy.
Đầu tiên phải đăng ký dịch vụ internet banking. Một số sếp có thể không cho dùng. Việc của bạn phải thuyết phục được họ.
Không có thứ này, công việc của bạn bị ngáng trở, bạn khó kiểm soát và công ty cũng mất đi một cách kiểm soát nữa.
Bạn sẽ có 1 user để đăng nhập vào web của ngân hàng.
Sau đó bạn lập các nội dung đầy đủ y như ủy nhiệm chi giấy.
Bạ bắn sang để kế toán trưởng duyệt.
Và cuối cùng là sếp duyệt.
Thủ tục duyệt đều được thực hiện online qua chữ ký số dạng token hay tin nhắn…
Online có cái lợi nhưng cũng có cái bất lợi.
Bạn cũng tìm hiểu thêm về những điểm bất lợi nữa!
Hạch toán ủy nhiệm chi:
Vì ủy nhiệm chi sẽ liên quan đến tài khoản 112: tiền gửi ngân hàng.
Định khoản bạn chỉ cần nhớ là Có Tài khoản 112.
Phần mềm máy tính họ thường cài đặt mặc định tài khoản này bên Có.
Bên Nợ thì sao: Hãy xuất phát từ nội dung giao giao dịch để xác định.
Liên quan đến mua hàng hóa, dịch vụ hàng sẽ các tài khoản đầu 156, 152… hàng tồn khó và tài khoản thuế đầu vào 133.
Hoặc Nợ các tài khoản chi phí đầu 6 như 641, 641…
Hoặc Nợ các tài khoản phải trả đầu 3 như: 334,331…
Xem: Phiếu chi là gì?
Giống như phần Khanh đã viết bên Phiếu chi.
Thêm: các quy định về chữ ký trên ủy nhiệm chi:
Chỉ có 2 chữ ký quan trọng nhất trên ủy nhiệm chi là: kế toán trưởng và chủ tài khoản.
Một số ngân hàng có thể cho phép chỉ cần 1 chữ ký chủ tài khoản. Đơn mở tài khoản sẽ không đăng ký chữ ký kế toán trưởng.
Một số ngân hàng thì bắt buộc.
Có thể đăng ký thêm các chữ ký của người được ủy quyền cho cả chủ tài khoản và Kế toán trưởng.
Cần thêm các văn bản ủy quyền. Các quyết định bổ nhiệm tương ứng (nếu có).
Phương thức online sẽ cung cấp cách xác thực cho từng người ký.
Bạn hãy trao đổi thêm với Ngân hàng để họ hướng dẫn chi tiết hơn.
Chúng ta sẽ bàn thêm các nội dung khác ở chuyên mục: kế toán ngân hàng. Kết nối với Khanh qua Facebook.
