Phiếu xuất kho là một chứng từ quan trọng trong nghiệp vụ quản lý hàng hóa và kho bãi của doanh nghiệp, cũng như đối với người làm về kế toán kho. Hãy bắt đầu để bạn sẽ có cái nhìn tổng quan và chi tiết nhất về việc lập Phiếu xuất kho sau khi đọc bài viết này.
Nội dung
Phiếu xuất kho là gì?
Phiếu xuất kho là một loại chứng từ quan trọng trong quá trình quản lý kho hàng của một doanh nghiệp. Phiếu xuất kho được lập khi có sự chuyển giao hàng hóa từ kho xuất đến khách hàng, từ đơn vị sản xuất đến kho bán hàng, hoặc giữa các bộ phận trong cùng một doanh nghiệp.
Việc lập phiếu xuất kho giúp cho doanh nghiệp rõ ràng và minh bạch về lượng hàng hóa đã chuyển đi, từ đó giúp kiểm soát tốt hơn về việc tồn kho cũng như quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn.
Phiếu xuất kho tiếng Anh là gì?
“GDN” là viết tắt của “Goods Delivery Note” trong tiếng Anh, hay còn gọi là phiếu xuất kho.
Đó là một loại tài liệu chứng từ được sử dụng để ghi lại việc giao hàng cho khách hàng từ kho hoặc nhà máy. GDN thông thường bao gồm các thông tin như số lượng hàng giao, mô tả sản phẩm, thông tin vận chuyển, thông tin về người nhận hàng, và các chi tiết khác liên quan đến giao hàng.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là gì?
“Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” là một tài liệu chứng từ được sử dụng khi hàng hóa cần được chuyển đi từ một điểm trong tổ chức đến một điểm khác trong cùng một tổ chức. Trong ngữ cảnh này, “nội bộ” thường ám chỉ các bộ phận hoặc khoảng cách nằm trong phạm vi của tổ chức, không liên quan đến giao hàng cho khách hàng bên ngoài.
Phiếu xuất kho dùng để làm gì?
Nó được sử dụng để ghi nhận việc chuyển hàng hóa từ kho đi đến các địa điểm khác nhau, như các cửa hàng bán lẻ, nhà máy sản xuất, hoặc khách hàng. Phiếu xuất kho thường đề cập đến thông tin về số lượng hàng hóa được chuyển đi, thậm chí ngày giờ xuất kho, thông tin vận chuyển, và thông tin người nhận hàng.
Trong quy trình kế toán, phiếu xuất kho cũng được sử dụng để cập nhật số liệu về số lượng hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp. Bằng cách xác nhận số lượng hàng hóa đã được chuyển đi, doanh nghiệp có thể cập nhật thông tin tồn kho một cách chính xác, đồng thời kiểm soát việc tiêu thụ hàng hóa một cách hiệu quả. Điều này giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý và đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
Các nội dung cần có của Phiếu xuất kho
Các nội dung cần có của Phiếu xuất kho bao gồm Số phiếu xuất, Ngày xuất, Tên sản phẩm, Số lượng sản phẩm, Đơn vị tính, Giá trị sản phẩm, Tên người xuất kho, Chữ ký người xuất kho và Người nhận hàng.
Để có cái nhìn rõ hơn hãy tiếp tục với các mẫu chứng từ này!
Mẫu Phiếu xuất kho do Bộ tài chính ban hành
Mẫu Phiếu xuất kho theo Thông tư 200
Sau đây là mẫu của chứng từ này
Mẫu Phiếu xuất kho theo Thông tư 133
Tiếp tục với mẫu theo TT133
Hướng dẫn cách lập phiếu xuất kho chi tiết nhất
Bạn cần điền đầy đủ các thông tin có trên phiếu xuất kho:
Đơn vị xuất kho
Người nhận hàng,
Thông tin về số lượng và đơn giá của hàng hóa,
Thông tin tên hàng hóa
Xác nhận bằng chữ ký của người thực hiện xuất kho.
Các thông tin khác như ngày (giờ nếu có), các ghi chú…
Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho
Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho cũng rất quan trọng và cần được thực hiện đúng quy trình để tránh sai sót.
Người lập: kế toán kho hoặc thống kê kho
Khi phiếu xuất kho đã đủ điều kiện để được lập, nhân viên kho sẽ tiến hành xác nhận thông tin trên phiếu và chuyển cho bộ phận vận chuyển hoặc giao hàng.
Duyệt chứng từ:
Chứng từ được lập được chuyển đến lãnh đạo duyệt theo phân cấp
Thực hiện xuất kho
Tiếp theo, bộ phận này sẽ thực hiện việc đóng gói hàng hóa và chuẩn bị vận chuyển theo yêu cầu của phiếu xuất kho.
Kiểm soát chứng từ và kiểm soát số liệu
Sau khi hàng hóa ra khỏi kho, bộ phận vận chuyển sẽ thông báo trạng thái của đơn hàng cho bộ phận kế toán để cập nhật vào hệ thống.
Tổng hợp và các Câu hỏi thường gặp
1. Phiếu xuất kho là gì và tại sao cần sử dụng?
Phiếu xuất kho là tài liệu quan trọng ghi nhận việc chuyển hàng hóa từ kho ra ngoài. Việc sử dụng phiếu xuất kho giúp quản lý tồn kho và đảm bảo sự chính xác trong giao dịch.
2. Mục đích của việc lập phiếu xuất kho là gì?
Mục đích chính của việc lập phiếu xuất kho là để ghi nhận số lượng hàng hóa đã xuất kho, giúp hệ thống quản lý kho hàng linh hoạt và chính xác.
3. Những thông tin cần điền vào phiếu xuất kho bao gồm những gì?
Thông tin cần điền vào phiếu xuất kho bao gồm thông tin về ngày xuất kho, số lượng hàng hóa xuất kho, tên và mã hàng hóa, đơn giá, thông tin người xuất kho và người nhận hàng.
Phiếu xuất kho có bắt buộc phải đóng dấu không?
Phiếu xuất kho không bắt buộc phải đóng dấu, tuy nhiên, việc đóng dấu trên phiếu xuất kho sẽ giúp thể hiện tính chính xác và minh bạch trong quá trình xuất nhập hàng hóa của doanh nghiệp.
Có mấy liên phiếu xuất?
Có thể có từ 2 đến 3 liên tùy theo nhu cầu quản lý của công ty
Có thể là chứng từ điện tử không?
Hoàn toàn có thể
Xem thêm: các nội dung phần hành kế toán kho
Kết nối với Khanh qua Facebook.
