Quy trình thanh toán nghe thì chả có vẻ liên quan đến kế toán. Nhưng với các công ty quy mô từ vừa trở lên, đặc biệt là các công ty lớn thường quy trình để đảm bảo hệ thống được vận hành trơn tru.
Vào làm những công ty lớn bạn cần biết rõ điều này hoặc nên chuẩn bị hiểu biết cơ bản trước khi ứng tuyển. Đó là lợi thế dành cho bạn.
Quy trình thanh toán là gì?
Đó là những quy định nội bộ hướng dẫn việc thanh toán cho thuận tiện nhất. Đã gọi là quy trình thì sẽ hạn chế được các hành động theo chủ quan. Nếu là quy trình được chuẩn hóa thì ai ngồi vào vị trí đó đều làm được. Hướng dẫn cá nhân từ sếp nghiệp vụ được giảm tải đi rất nhiều.
Thường thì sẽ nói về quy trình thanh toán là quy trình chi trả tiền cho nhà cung cấp, nhà thầu. Có thể chi trả lương (thường có quy chế riêng) hoặc thanh toán các khoản chi trực tiếp bằng tiền mặt.
Đối với các khoản thu thì ít động chạm hơn.
Quy trình thanh toán có trùng với quy trình luân chuyển chứng từ không?
Quy trình luân chuyển chứng từ thì chủ yếu xoay quanh việc, trình tự các chứng từ kế toán được lập, được luân chuyển, được ký tá đầy đủ theo các bước để chứng từ kế toán trở nên có hiệu lực. Các chứng từ kế toán này là: đề nghị thanh toán, phiếu chi, ủy nhiệm chi… bằng giấy hay điện tử.
Quy trình luân chuyển chứng từ ít khi có quy định cụ thể bằng văn bản. Thường kế toán tự mình hiểu và làm.
Quy trình luân chuyển chứng từ chỉ có bộ phận kế toán mới hiểu. Hiếm khi động chạm đến các phòng ban khác.
Xem thêm: Quy trình luân chuyển chứng từ.
Nhưng quy trình thanh toán sẽ là 1 quy định chung cho toàn công ty, áp dụng cho tất cả các phòng ban, bộ phận liên quan. Nếu có quy trình này kế toán làm việc sẽ dễ dàng hơn nhiều, đặc biệt là việc tương tác với phòng ban khác.
Nếu bạn làm việc ở các công ty có quy mô lớn hay các doanh nghiệp nhà nước thì tương tác quan hệ giữa các phòng ban khá phức tạp và rắc rối. Quy trình sẽ can thiệp mạnh vào các quan hệ này.
Nói vậy thì ở các công ty nhỏ thì sao?
Gần như không có các quy trình, trong đó có quy trình thanh toán.
Nội dung của quy trình thanh toán
Quy trình hay quy định hoặc quy chế là các từ gần nghĩa nhau.
Công ty có thể có các quy chế, quy định, quy trình, nội quy. Mỗi thứ theo tên gọi của nó.
Quy trình là một văn ban quy định rõ trình tự các bước phải làm ở 1 khâu nào đó trong sản xuất kinh doanh.
Thường cấp có thẩm quyền ban hành là Tổng giám đốc/ Giám đốc.
Những người đại diện cho việc điều hành.
Thì vị trí này sẽ áp dụng buộc các cấp từ phòng ban, bộ phận trở xuống phải tuân thủ.
Quy chế thường cấp cao hơn: do đại diện chủ sở hữu ban hành: cấp Hội đồng quản trị với công ty cổ phần.
Quy trình thanh toán gồm những thứ gì?
Quy định các bước và yêu cầu cụ thể trong từng bước những người liên quan đến công việc hải thực hiện.
Các bước thường được thực hiện như sau:
- Bước 1: Các bộ phận liên quan lập hồ sơ và chứng từ đầy đủ gửi về bộ phận kế toán.
- Bước 2: Kế toán kiểm tra: nếu đúng quy trình thì chuyển bước 3; nếu không trả lại hồ sơ làm lại bước 1.
- Bước 3: Tiến hành thanh toán
Như vậy bạn làm kế toán sẽ tham gia ở khâu nào:
Thường nếu bạn là kế toán vốn bằng tiền bạn sẽ là người tham gia vào cả 3 bước trên.
Bước 1: bạn sẽ là người hướng dẫn về chứng từ thanh toán. Hồ sơ thanh toán thì các bộ phận yêu cầu thanh toán phải tự làm và hoàn thiện.
Chứng từ kế toán ở bước 1 chính là giấy đề nghị thanh toán.
Bước 2: bạn sẽ là người kiểm tra đầu tiên, sau đó chuyển sếp kiểm tra.
Bước 3: Thực hiện thanh toán thì bạn sẽ là người lập chứng từ: như phiếu chi, ủy nhiêm chi…
Trong các bước này cũng phải thực hiện đúng quy trình luân chuyển chứng từ.
Những người ở bộ phận phòng ban khác chỉ tham gia ở bước 1.
Sơ đồ quy trình thanh toán như sau:
Hãy xem xét cụ thể một số trường hợp:
Quy trình thanh toán mua hàng (hàng hóa và dịch vụ):
Sự khác biệt chính là hồ sơ ở bước 1. Biết được hồ sơ bạn sẽ làm được bước 2. Còn bước 3 là như nhau vì đó chỉ thuần là nghiệp vụ kế toán.
Trường hợp thanh toán với nhà cung cấp:
Hồ sơ được quy định khá rõ ràng:
Các hồ sơ thông thường phải có theo pháp luật:
- Hợp đồng kinh tế
- Hóa đơn
- Biên bản giao nhận hàng hóa hoặc biênr bản hoàn thành dịch vụ
- Các chứng từ khác như chứng nhận CO, CQ
Các hồ sơ theo quy định nội bộ:
Hồ sơ này được quy định rõ trong quy trình thanh toán: có 1 mục hoặc vào điều khoản quy trình ghi rõ trong quy trình.
- Giấy nghiệm thu nội bộ về nguyên vật liệu
- Giấy kiểm nghiêm nội bộ
- Phiếu nhập kho
- Đề nghị cung cấp hàng hóa dịch vụ
Chứng từ kế toán kèm theo hồ sơ là giấy đề nghị thanh toán.
Sẽ có 2 trường hợp xảy ra:
Trường hợp 1: Tạm ứng theo hợp đồng.
Lúc này chỉ cần đề nghị tạm ứng và hợp đồng kèm theo. Đây là bước 1.
Trường hợp 2: thanh toán toàn bộ hay phần còn nợ.
Lúc này bạn sẽ thực hiện đủ 3 bước theo đúng quy trình.
Hồ sơ cần kiểm tra như đã nói ở phần trên.
Trường hợp chuyển trước toàn bộ 100% trị giá hàng thì cũng giống như trường hợp 1 nêu trên.
Việc của bạn về kế toán là cần phải kiểm tra công nợ phải trả nữa trước khi thực hiện thanh toán.
Theo kinh nghiệm của Khanh thì khâu check hồ sơ sẽ là riêng. Khâu thanh toán sẽ là riêng.
Khi mình kiểm tra hồ sơ là để đảm bao nghiệp vụ mua hàng đã được thực hiện xong. Và kiểm tra cả phần hạch toán công nợ phải trả.
Việc thanh toán ở bước 3 có thể thực hiện khác thời điểm phát sinh công nợ phải trả.
Quy trình thanh toán cho nhà thầu:
Nhà thầu ở đây chính các các công ty xây dựng, lăp đặt, thi công.
Thường liên quan đến các hoạt động đầu tư và hình thành tài sản cố định của doanh nghiệp.
Hồ sơ nhà thầu phức tạp hơn nhiều so với hồ sơ thông thường.
Thanh toán cũng phức tạp hơn: thời gian thanh toán dài hơn và theo nhiều giai đoạn.
Chủ yếu là khâu hồ sơ:
Đối với các hợp đồng xây dựng, bạn cần phải xem hồ sơ dự toán, hồ sơ hoàn công, bảng quyết toán.
Một số trường hợp đặc biệt bạn phải tham gia sâu hơn: nếu bạn là kế toán xây dựng.
Vài trường hợp đặc biệt khác:
Quy trình thanh toán điện tử:
Từ này nghe khá mơ hồ nhưng bạn hãy tưởng tượng đơn giản thế này.
Các hồ sơ bằng giấy bây giờ được điện tử hóa.
Việc lập chứng từ và thanh toán được thực hiện qua mạng. Công ty lớn có hệ thống ERP mạnh và chủ yếu thanh toán online họ sẽ có những quy trình này để áp dụng cho công ty.
Quy trình thanh toán LC:
Thực ra đây là phương thức thanh toán quốc tế.
Bước 1 và 2 vẫn thực hiện như trên.
Riêng bước 3 bạn sẽ thực hiện thanh toán bằng L/C. Thực ra cái này ngân hàng họ làm hết cho bạn rồi.
Nhưng bạn vẫn cần có kiến thức về thanh toán quốc tế mới kiểm tra được nghiệp vụ này.
Chuyện ngoài lề khác:
Quy trình thanh toán chỉ là khâu quy định ràng buộc các bộ phận để làm cho chuẩn. Nhưng để chủ động cho công việc của mình, ngoài việc đọc hiểu chứng từ kế toán, cách hạch toán, bạn cần tìm hiểu thêm về: các chính sách nợ của công ty, các báo cáo về công nợ… để chủ động hơn cho chính công việc mình đang làm. Từ đó mới trở thành kế toán xuất sắc!
Kết nối với Khanh qua Facebook.
