Phiếu thu có lẽ vẫn là loại chứng từ vẫn còn làm một cách thủ công, chứ chứng từ bây giờ đều được điện tử hóa, giao dịch qua môi trường online. Chính vì thế, đôi khi bạn sẽ không nắm rõ bản chất đường đi nước bước của luân chuyển các chứng từ điện tử.
Bắt đầu từ phiếu thu bằng giấy vừa là cách làm dễ nhất và cũng dễ dàng hiểu rõ nhất bản chất của kế toán, đặc biệt đối với người mới chân ướt chân ráo vào nghề kế toán.
Thực tế thì kế toán thu tiền vẫn xuất hiện đầy rẫy trước mắt bạn. Vấn đề là bạn có để ý hay không!
Ví dụ như bạn đi ngân hàng nộp tiền, giao dịch viên chính đang là kế toán thu tiền (kiêm giao dịch luôn nữa- điều này có vẻ mâu thuẫn với nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhỉ). Bạn đưa tiền để nộp vào tài khoản công ty, họ đưa laijcho bạn một giấy nhận tiền- 1 dạng phiếu thu.
Khi bạn đi siêu thị cũng vậy hay ra các hiệu sách, bạn mua thứ gì đó và trả bằng tiền mặt. họ gửi bạn phiếu thu hay biên nhận tiền. Đó chính là kế toán thu tiền mặt.
Vậy phiếu thu là gì?
Phiếu thu là chứng từ kế toán khi thực hiện nghiệp vụ thu tiền mặt.
Dễ hiểu hơn là: khi thu tiền từ khách hàng hay từ ai đó, bạn cần đưa ra bằng chứng khi đã nhận đủ điền cho họ, thì thường đó sẽ là phiếu thu.
Xem thêm: Chứng từ kế toán là gì?
Ở doanh nghiệp, phiếu thu thường được dùng trong những trường hợp nào?
Cứ thu tiền là bạn phải lập phiếu thu.
Có thể là thu tiền chủ yếu từ khách hàng.
Bạn đang làm kế toán thu tiền tại các doanh nghiệp bán lẻ thì việc thu tiền này là bình thường.
Có thể là thu ngân kiêm nhân viên bán hàng. Lúc này bạn kiêm một phần kế toán thu tiền.
Nếu công ty lớn có nhiều của hàng, bạn làm kế toán thu tiền cấp công ty thì chỉ thực hiện các nghiệp vụ thu tiền vào cuối ngày. Ví dụ như bạn làm kế toán cho siêu thị chẳng hạn.
Một chút lưu ý:
Từ khi có quy định từ 20 triệu đồng trở lên phải chuyển khoản thì giao dịch tiền mặt ngày càng thu hẹp. nên kế toán tiền mặt có số lượng giao dịch giảm xuống rất nhiều. Phần lớn giao dịch bây giờ là chuyển khoản qua ngân hàng.
Ngoài thu tiền từ khách hàng, phiếu thu tiền được lập cho các đối tượng khác.
Đôi khi người nội bộ trong công ty nộp tiền cho bạn.
Có thể là tiền thừa từ tạm ứng.
Một số nghiệp vụ khác nữa là thu hộ
Đôi khi thu từ khoản cho vay.
Như vậy ngay từ khâu đầu tiên bạn tiếp cận với đối tượng giao dịch, số tiền và nội dung thực hiện giao dịch đó.
Riêng thông tin đó đủ làm căn cứ để bạn lập được phiếu thu.
Giờ hãy xem quy định phiếu thu tiền là gì?
3. Đối với chứng từ và sổ kế toán
a) Các chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn (không bắt buộc), doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng theo biểu mẫu ban hành kèm theo phụ lục số 3 Thông tư này hoặc được tự thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo cung cấp những thông tin theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế.
Thông tư 200 điều 9”
Bạn có thể tua qua nhanh đoạn quy định này sau đó đọc lại sẽ thấy dễ chịu hơn.
Mẫu phiếu thu là cái bạn cần quan sát trước.
Mẫu phiếu thu có nhiều loại.
Như quy định trên thì chứng từ kế toán giờ chỉ mang tính hướng dẫn. Trước Thông tư 200, một số chứng từ là dạng bắt buộc, bạn phải thực hiện y hệt mẫu, không thay đổi.
Doanh nghiệp bạn đang thực hiện chế độ kế toán nào thì hãy theo mẫu của chế độ đó.
Bạn có thể theo Thông tư 200 áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp bạn nhỏ và vừa thì áp dụng Thông tư 133.
Nếu bạn xài phần mềm thì nó có sẵn rồi chả cần nhớ đâu. Giờ hãy xem cụ thể hơn.
Mẫu phiếu thu theo Thông tư 200
Hướng dẫn lập phiếu thu cho kế toán tiền mặt:
Như phần trên Khanh có gợi ý, bạn cần biết ai là người nộp tiền, nội dung là gì mới có căn cứ để tiến hành lập phiếu thu.
Bước 1:
Bạn cần biết người nộp tiền, nội dung, và số tiền cần nộp.
Bạn có thể là người trực tiếp làm việc với họ, hỏi.
Đôi khi trong nội bộ có giấy yêu cầu chuyển sang, thì bạn cứ căn cứ vào đó để thực hiện bước 2.
Bước 2:
Với tư cách là người lập, bạn vào phần mềm, hoặc dùng phiếu thu giấy, hoặc dựa trên file excel có sẵn để ghi các nội dung ở bước 1 nói trên.
Nếu bạn dùng phần mềm kế toán: Các thông tin khác như số chứng từ, ngày tháng sẽ tự nhảy. Định khoản bạn phải điền vào (tốt nhất là định khoản đúng, không nhớ thì định khoản tạm để cho qua bước này).
Bước 3:
In phiếu thu ra giấy: thường là 2 bản (1 bản mình giữ và 1 bản sẽ gửi cho người nộp tiền).
Bước 4: Luân chuyển chứng từ đến các bên liên quan
Bạn gửi chứng từ cho kế toán trưởng, thủ trưởng ký. Sau đó chuyển chứng từ cho người nộp tiền chuyển sang cho thủ quỹ.
Nếu muốn làm tốt hơn cho khách hàng, bạn có thể chuyển phiếu thu cho thủ quỹ để khách hàng vào đó chỉ nộp tiền và lấy phiếu thu là xong.
Giờ hãy xem hướng dẫn theo quy định như thế nào?
Hướng dẫn về phiếu thu theo TT200
PHIẾU THU
(Mẫu số 01 – TT)
1. Mục đích: Nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ,… thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan. Mọi khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ đều phải có Phiếu thu.
Đối với ngoại tệ trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập “Bảng kê ngoại tệ” đính kèm với Phiếu thu.
2. Phương pháp và trách nhiệm ghi
– Góc trên bên trái của Phiếu thu phải ghi rõ tên đơn vị và địa chỉ đơn vị.
– Phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong 1 năm. Trong mỗi Phiếu thu phải ghi số quyển và số của từng Phiếu thu. Số phiếu thu phải đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán. Từng Phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm thu tiền.
– Ghi rõ họ, tên, địa chỉ người nộp tiền.
– Dòng “Lý do nộp” ghi rõ nội dung nộp tiền như: Thu tiền bán hàng hoá, sản phẩm, thu tiền tạm ứng còn thừa,…
– Dòng “Số tiền”: Ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng VN, hay USD …
– Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu thu.
Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào Phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào Phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên.
Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ Phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
Chú ý:
+ Nếu là thu ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng để ghi sổ.
+ Liên phiếu thu gửi ra ngoài doanh nghiệp phải đóng dấu.
Nguồn: Thông tư 200
Cũng khá ổn đấy chứ nhỉ. Ít nhất là ngắn và dễ đọc!
Cách định khoản nghiệp vụ thu tiền:
Vì phiếu thu sẽ liên quan đến tài khoản 111: tiền mặt.
Định khoản bạn chỉ cần nhớ là Nợ Tài khoản 111. Phần mềm máy tính họ thường cài đặt mặc định tài khoản này bên Nợ.
Bên Có thì sao: Hãy xuất phát từ nội dung giao giao dịch để xác định.
Liên quan đến bán hàng sẽ là 511 và 3331
Liên quan đến tài khoản khác thì bạn chỉ Có tài khoản đó là xong.
Những điểm cần bàn khi làm phiếu thu trong thực tế:
Về lập và luân chuyển phiếu thu:
- Liệu có cần lập thành 3 liên (3 bản không) hay chỉ cần 2 bản.
- Liệu có cần phải ký tá đầy đủ kế toán trưởng và thủ trưởng không? Vì sẽ mất thời gian ký duyệt, liệu các sếp có ở nhà chỉ để ký hay không?
- Kế toán thuế có phải lập phiếu thu luôn không? Câu hỏi khá thú vị!
- Lưu chứng từ này khi nào?
- Định khoản sai có sửa lại được không? Không sửa hoặc quên sửa thì ảnh hưởng như thế nào?
- Các chữ ký có cần đầy đủ không?
- Dấu có cần phải đóng lên phiếu thu không? Khi lưu trữ có cần đóng dấu không.
- Liệu có phiếu thu điện tử không?
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm kế toán và thủ quỹ?
Một số câu hỏi thường gặp về phiếu thu:
1. Phiếu thu là gì?
Đây là một loại chứng từ kế toán dùng để ghi nhận việc thu tiền từ khách hàng hoặc nguồn tài chính khác.
2. Phiếu thu được sử dụng để làm gì?
Đây là chứng từ được sử dụng để làm chứng từ giao dịch, sau đó sẽ được ghi vào sổ kế toán cũng như sổ quỹ tiền mặt.
3 Có bao nhiêu bản (liên) cần tạo ra trong một giao dịch thu tiền?
Thông thường, cần tạo hai bản (liên). Một bản được gửi cho người nộp tiền, và bản còn lại được lưu trữ trong hồ sơ kế toán của công ty.
4. Có thể lập bằng tay hay cần sử dụng phần mềm kế toán?
Phiếu thu có thể lập bằng tay hoặc sử dụng phần mềm kế toán tùy thuộc vào sự lựa chọn của doanh nghiệp. Phần mềm kế toán thường giúp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu sai sót.
5. Khi nào cần lập phiếu thu?
Nên được lập ngay sau khi tiền được thu vào, để ghi nhận thông tin giao dịch một cách chính xác và đầy đủ.
6. Làm thế nào để lưu trữ phiếu thu một cách an toàn?
Nên được lưu trữ trong hồ sơ kế toán của doanh nghiệp một cách cẩn thận, được đánh số thứ tự và bảo quản trong môi trường khô ráo và an toàn.
7. Tại sao phiếu thu là tài liệu kế toán quan trọng?
Đây là tài liệu kế toán quan trọng vì nó cung cấp thông tin về các khoản thu tiền, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Nó cũng hỗ trợ trong việc kiểm tra và kiểm toán tài chính.
Tham khảo và Download thông tư 200 về chế độ kế toán
