Hướng dẫn về chứng từ tài sản cố định

Chứng từ tài sản cố định là những tài liệu ghi chép, chứng minh việc sở hữu và sử dụng tài sản cố định của doanh nghiệp. Những chứng từ này bao gồm các loại giấy tờ như hợp đồng mua bán, phiếu nhập kho, biên bản kiểm kê và hóa đơn thanh toán. Hồ sơ tài sản cố định cũng là 1 phần trong bộ chứng từ. Để hiểu rõ hơn về cách quản lý chứng từ tài sản cố định, hãy cùng tìm hiểu trong bài viết ngay sau đây cùng Khanh nhé.

Chứng từ tài sản cố định là gì

Chứng từ tài sản cố định là các tài liệu chứng từ quan trọng để ghi nhận và theo dõi tài sản cố định của doanh nghiệp.

Thông tin cơ bản mà bạn cần biết về chứng từ tài sản cố định bao gồm: số hiệu chứng từ, ngày lập chứng từ, tên và mô tả tài sản, giá trị tài sản, số lượng… Đây là thông tin cơ bản nhưng quan trọng giúp bạn theo dõi và kiểm soát tài sản cố định một cách chính xác và hiệu quả.

Chứng từ tài sản cố định bao gồm

Chứng từ tài sản cố định bao gồm thông tin về việc ghi nhận các tài sản cố định của doanh nghiệp, bao gồm cả thông tin về giá trị, nguồn gốc và thời gian sử dụng của chúng.

Các chứng từ chỉ liên quan đến TSCĐ bao gồm các loại sau:

Biên bản giao nhận TSCĐ

Biên bản thanh lý TSCĐ

Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành

Biên bản đánh giá lại TSCĐ

Biên bản kiểm kê TSCĐ

Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

Ngoài ra còn có các chứng từ kế toán khác: như hóa đơn mua tài sản cố định, các hợp đồng và hồ sơ liên quan trực tiếp đến giao dịch TSCĐ.

Mẫu chứng từ kế toán tài sản cố định theo Thông tư 200

Danh sách các chứng từ kế toán tài sản cố định theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC:

Thông tư 200/2014/TT-BTC:

Biên bản giao nhận TSCĐ

Biên bản thanh lý TSCĐ

Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành

Biên bản đánh giá lại TSCĐ

Biên bản kiểm kê TSCĐ

Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

Thông tư 133/2016/TT-BTC:

Biên bản giao nhận TSCĐ

Biên bản thanh lý TSCĐ

Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành

Biên bản đánh giá lại TSCĐ

Biên bản kiểm kê TSCĐ

Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

Tải mẫu chứng từ tài sản cố định.

Hồ sơ tài sản cố định trong doanh nghiệp

Sau đây là danh sách các hồ sơ đi liền với tài sản cố định, ngoài những chứng từ kế toán quy định theo chế độ kế toán nêu trên.

I. Hồ sơ chung

1. Kế hoạch mua sắm, sửa chữa
2. Hóa đơn, chứng từ hình thành
3. Quyết định đưa vào sử dụng và trích khấu hao TSCĐ
4. Biên bản giao nhận tài sản cho bộ phận sử dụng, quản lý
5. Thẻ tài sản cố định
6. Đăng ký trích khấu hao tài sản cố định

II. Tài sản cố định nhận góp vốn

1. Biên bản họp hội đồng quản trị/HĐTV công nhận giá trị góp vốn bằng tài sản
2. Hợp đồng góp vốn bằng TSCĐ
3. Biên bản thỏa thuận góp vốn bằng TSCĐ
4. Biên bản bàn giao tài sản góp vốn
5. Giấy chứng nhận góp vốn
6. Giấy tờ thẩm định giá có xác nhận của Ban giá sở tài chính hoặc công ty thẩm định giá độc lập
7. Giấy tờ hồ sơ sang tên đổi chủ, lệ phí trước bạ
8. Giấy tờ chứng minh nguồn gốc hình thành trước khi góp vốn

III. Tài sản cố định mua mới

1. Hợp đồng mua tài sản/hợp đồng nhập khẩu
2. Hoá đơn giá trị gia tăng/hoá đơn thông thường mua tài sản
3. Hoá đơn nguyên nhiên vật liệu, cấu kiện đi kèm
4. Chứng từ chuyển giao, thuê chuyên gia, vận chuyển lắp đặt nếu có
5. Biên bản giao nhận tài sản của người bán cho công ty
6. Chứng từ/biên lại nộp thuế

IV. Tài sản cố định xây lắp hoàn thành, sửa chữa lớn tài sản cố định

1. Bản vẽ kỹ thuật
2. Dự toán chi phí và tiêu hao
3. Hợp đồng thi công, xây lắp, sửa chữa, gia công (thuê ngoài)
4. Bảng thanh toán khối lượng công việc xây dựng theo giá trị hợp đồng
5. Bảng thanh toán giá trị công trình bổ sung ngoài hợp đồng
6. Bảng thanh toán giá trị công trình qua kho bạc Nhà nước
7. Bản vẽ hoàn công, nhật ký thi công xây dựng công trình
8. Tập hợp chi phí do công ty trực tiếp thực hiện về: vật tư, nhân công theo nguyên tắc thực tế phát sinh có hoá đơn tài chính hoặc chứng từ hợp lý – hợp lệ
9. Biên bản nghiệm thu từng phần
10. Biên bản nghiệm thu toàn phần
11. Biên bản bàn giao tài sản cố định xây lắp, sửa chữa hoàn thành
12. Hoá đơn tài chính cho giá trị thuê gia công, xây lắp hoàn thành
13. Hợp đồng vay vốn và chứng từ trả lãi vay (nếu có)

V. Tài sản cố định thuê tài chính

1. Hợp đồng thuê tài chính
2. Hồ sơ thanh toán lần đầu, tiền gốc và tiền lãi từng kỳ
3. Biên bản bàn giao, đưa vào sử dụng

VI. Tài sản cố định thuê thông thường

1. Hợp đồng thuê
2. Hoá đơn tài chính
3. Chứng từ thanh toán
4. Biên bản giao nhận

VII. Thanh lý nhượng bán tài sản cố định

1. Quyết định thành lập hội đồng thanh lý tài sản
2. Quyết định của giám đốc về việc thanh lý tài sản cố định
3. Biên bản thanh lý nhượng bán tài sản cố định
4. Hoá đơn giá trị gia tăng ghi theo giá bán đàm phán được
5. Chứng từ thanh toán theo hoá đơn
6. Biên bản bàn giao tài sản cho người mua

Thẻ tài sản cố định

Thẻ tài sản cố định được coi là 1 dạng sổ, vì thế nó không nằm ở mục chứng từ tài sản cố định.

Mẫu thẻ tài sản cố định theo Thông tư 200

Mẫu S23-DN quy định tại Phụ lục 4 của Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Cách ghi sổ tài sản cố định theo Thông tư 200

Mục đích: Theo dõi chi tiết từng tài sản cố định của doanh nghiệp và thay đổi nguyên giá, giá trị hao mòn.

Căn cứ và cách ghi:

Dựa trên các chứng từ như biên bản giao nhận, đánh giá lại, bảng phân bổ khấu hao, biên bản thanh lý.

Thẻ gồm thông tin chung, nguyên giá và hao mòn, số lượng phụ tùng, dụng cụ kèm theo và ghi nhận giảm tài sản.

Thẻ được lập và ký duyệt bởi kế toán tài sản cố định, kế toán trưởng và giám đốc, sau đó lưu tại phòng kế toán.

Báo cáo tài sản cố định

Trong điều hành doanh nghiệp, có 1 số báo cáo quan trọng

S21-DN: Sổ tài sản cố định

Ý nghĩa: Đăng ký, theo dõi và quản lý chi tiết các tài sản từ khi mua đến khi giảm trong doanh nghiệp.

Sổ tài sản cố định

Ý nghĩa: Phản ánh tình hình ghi tăng, khấu hao và giảm của các tài sản cố định.

Thẻ tài sản cố định

Ý nghĩa: Theo dõi chi tiết từng tài sản, bao gồm thay đổi nguyên giá và giá trị hao mòn hàng năm.

Bảng tính khấu hao tài sản cố định theo năm

Ý nghĩa: Tổng hợp và hiển thị số liệu khấu hao từng tài sản theo năm và từng tháng để dễ dàng quản lý.

Tổng kết

 Việc quản lý chứng từ và hồ sơ tài sản cố định là một phần quan trọng trong hoạt động kế toán của mỗi doanh nghiệp. Bằng cách tổ chức cẩn thận các chứng từ và hồ sơ, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý và sử dụng tài sản cố định của mình, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc kế toán, cũng như phục vụ kiểm toán và quản lý tài chính của công ty.

Chuyên mục: Tài sản cố định.